Zásady ochrany osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů Fleet2Drive

SINGLESHOP s.r.o. Verze 1.0 Účinnost od 9. 10. 2026

Tyto zásady vysvětlují, jak společnost SINGLESHOP s.r.o., provozovatel služby Fleet2Drive a webu www.fleet2drive.cz, zpracovává osobní údaje při konzultacích, přípravě a organizaci výběrových řízení na nákup vozidel a při související komunikaci. Informují také o vašich právech a způsobu jejich uplatnění.

1 Kdo je správcem osobních údajů

Správcem je SINGLESHOP s.r.o., IČO 08003360, se sídlem U Stadionu 326/42, Běhánky, 417 02 Dubí, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, oddíl C, vložka 43633. Kontakt pro ochranu osobních údajů a uplatnění práv: info@fleet2drive.cz. Na tuto adresu se můžete obrátit i s žádostí o bližší vysvětlení konkrétního zpracování.

2 Koho se zásady týkají

Zásady se vztahují na návštěvníky webu, zájemce o konzultaci, fyzické osoby podnikatele, zástupce a kontaktní osoby zákazníků a dodavatelů a další fyzické osoby, jejichž údaje jsou potřebné pro konkrétní službu. Vztahují se také na nepodnikající osoby, pokud nás kontaktují. Rozsah poskytování služby a podmínky uzavření smlouvy určují příslušné smluvní dokumenty; samotné tyto zásady nabídku služby nerozšiřují.

Údaje o právnické osobě, například její název nebo souhrnný obrat, samy o sobě zpravidla nejsou osobními údaji. Osobními údaji však mohou být údaje podnikatele, jméno jednatele, pracovní e-mail konkrétního zaměstnance nebo informace o vozidle spojeném s určitelnou fyzickou osobou.

3 Jaké údaje zpracováváme a odkud je získáváme

Identifikační a kontaktní údaje: jméno a příjmení, obchodní firma, IČO, případně DIČ, sídlo či adresa, funkce a oprávnění zástupce, e-mail, telefon a fakturační údaje.

Údaje o objednávce a plnění: požadavky na vozidla a služby, rozpočet, zadání, smluvní dokumenty, přijaté nabídky, hodnocení, výsledek řízení, doručování a související komunikace.

Údaje o vozovém parku: počet vozidel, značky a modely, stáří, nájezd, způsob využití a plán obnovy, pokud jsou potřebné pro objednanou službu. Identifikátory konkrétních vozidel pouze v potřebném rozsahu.

Ekonomické a platební údaje: údaje potřebné pro fakturaci a úhradu, číslo účtu pro evidenci platby nebo vrácení poplatku, přiměřené veřejné ekonomické informace a podklady k požadovanému financování.

Doklady k nominovanému dodavateli a provizi: nezbytné části dřívější faktury nebo smlouvy potvrzující obchodní vztah a podklady o uzavření navazujícího obchodu či výpočtu odměny. Nesouvisející údaje lze zakrýt.

Technické údaje související s používáním webu: síťové a technické identifikátory, údaje o požadavcích a chybách a případné údaje z cookies v rozsahu daném použitými technologiemi a vaším nastavením souhlasů.

Údaje získáváme přímo od vás, od zákazníka či dodavatele, kterého zastupujete, a při nominaci dodavatele také od objednatele. Pro ověření obchodních údajů využíváme přiměřené veřejné zdroje, zejména ARES, obchodní a živnostenský rejstřík, registr ekonomických subjektů, sbírku listin s účetními závěrkami a veřejné profesní kontakty na webech obchodních partnerů. Uchováváme jen informace potřebné pro konkrétní účel; veřejná dostupnost není samostatným právním základem zpracování.

Pokud vaše údaje získáme od jiné osoby nebo z veřejného zdroje, poskytneme vám informace podle článku 14 GDPR, včetně informace o zdroji, nejpozději do jednoho měsíce od jejich získání, při první komunikaci s vámi nebo před prvním předáním jiné osobě, podle toho, co nastane dříve. Zákonné výjimky lze použít pouze při splnění jejich podmínek.

4 Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

4 1 Vyřízení poptávky a konzultace

Kontaktní údaje a obsah vaší žádosti používáme k odpovědi, zjištění potřeb a přípravě nabídky služby. Pokud jednáme o smlouvě přímo s vámi jako fyzickou osobou na vaši žádost, základem je článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR. U kontaktních osob právnických osob nebo jiných zástupců je základem článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR: náš oprávněný zájem a zájem zastoupeného partnera na vyřízení obchodní komunikace. Přístup mají osoby vyřizující žádost a nezbytní poskytovatelé komunikace a IT.

4 2 Objednání služby a organizace výběrového řízení

Identifikační údaje, zadání, potřebné údaje o vozovém parku, nabídky a komunikaci používáme pro přípravu, organizaci a vyhodnocení řízení, předání výsledku a součinnost při uzavření obchodu. U fyzické osoby, která je smluvní stranou, jde o článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR. U zástupců a kontaktních osob zákazníka, který je právnickou osobou, vycházíme z článku 6 odst. 1 písm. f) GDPR a oprávněného zájmu na řádném poskytování sjednané služby a komunikaci se zákazníkem. Údaje se předávají pouze příjemcům a v rozsahu popsaném v článcích 5 a 6.

4 3 Účast dodavatelů a ověřování obchodních podkladů

Profesní kontakty, oprávnění zástupců a údaje obsažené v nabídkách používáme k oslovení vhodných dodavatelů, přijetí a porovnání nabídek a doložení průběhu řízení. U fyzické osoby dodavatele může být základem článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR, pokud se zpracování objektivně týká jejího smluvního vztahu. U zaměstnanců a zástupců dodavatelů nebo při přiměřeném výběru a oslovení dodavatele jde o článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Oprávněným zájmem je zajištění relevantních a důvěryhodných nabídek pro zákazníka.

Veřejné osobní údaje a přiměřené podklady o oprávnění jednat, obchodním vztahu s nominovaným dodavatelem a ekonomických předpokladech ověřujeme podle článku 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Zájmem je přesnost obchodních podkladů, prevence zneužití služby a správné uplatnění smluvních pravidel. Údaje o obratu nebo ekonomické situaci nevyžadujeme, pokud pro konkrétní službu nemají odůvodněný význam. Plošné úvěrové hodnocení fyzických osob není součástí tohoto účelu.

4 4 Platby a zákonná evidence

Fakturační údaje a nezbytné informace o platbách zpracováváme pro vyúčtování služby a vrácení plateb podle článku 6 odst. 1 písm. b), případně písm. f) GDPR podle postavení dotčené osoby. Účetní a daňové doklady uchováváme podle článku 6 odst. 1 písm. c) GDPR, zejména na základě zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a při použitelném režimu DPH zákona č. 235/2004 Sb. Údaje mohou v potřebném rozsahu získat poskytovatelé platebních služeb, účetnictví a příslušné orgány veřejné moci.

4 5 Právní nároky a bezpečnost

Nezbytné smluvní a důkazní podklady zpracováváme pro vyřízení reklamací, určení a vymáhání odměny, posouzení výjimky u nominovaného dodavatele, ochranu proti obcházení služby a obhajobu právních nároků. Základem je článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR a zájem na ochraně našich práv a prokázání řádného plnění. Podklady mohou získat právní či odborní poradci a orgány rozhodující konkrétní věc. Zákonem uložené povinnosti vůči orgánům plníme podle článku 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

Přiměřené technické a bezpečnostní záznamy používáme pro spolehlivý provoz, odhalování chyb a zneužití a řešení incidentů podle článku 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Oprávněným zájmem je ochrana webu, údajů a uživatelů. Tento základ nenahrazuje souhlas potřebný pro nepovinné cookies.

4 6 Dobrovolná obchodní sdělení

Pokud nám udělíte samostatný souhlas, používáme váš e-mail k zasílání novinek a nabídek vlastních služeb Fleet2Drive podle článku 6 odst. 1 písm. a) GDPR a zákona č. 480/2004 Sb. Souhlas se vztahuje na uvedeného správce a účel; nezahrnuje vlastní marketing dealerů ani jiných partnerů. Souhlas můžete kdykoli odvolat odhlašovacím odkazem ve zprávě nebo na info@fleet2drive.cz. Odmítnutí či odvolání nemá vliv na poskytnutí objednané služby.

5 Minimalizace a skrytí identity v průběhu řízení

Dodavatelům při získávání nabídek poskytujeme především kód řízení, technické požadavky, počet vozidel, termíny a nezbytné podmínky dodání a financování. Identitu zákazníka a kontaktní osoby v této fázi odstraňujeme nebo nahrazujeme kódem. Dokumenty upravujeme také tak, aby identitu neprozrazovaly podpisy, hlavičky, názvy souborů či nepotřebné přílohy. Přesné údaje o místě dodání nebo ekonomických podmínkách sdílíme jen v nezbytném rozsahu.

Označení řízení jako anonymního vyjadřuje skrytí identity při získávání nabídek. Pokud lze údaje propojit s konkrétní osobou pomocí dalších informací, jde nadále o osobní údaje, nikoli o úplnou anonymizaci. Identitu může dodavatel za určitých okolností odvodit z kombinace parametrů nebo ze sdělení samotného zákazníka, zejména při jeho nominaci.

Nevyžadujeme seznam řidičů, jejich soukromé kontakty, polohové či jízdní záznamy, kopie dokladů totožnosti ani zdravotní údaje pro běžnou organizaci řízení. Do podkladů je nevkládejte. U dokladů k předchozímu obchodnímu vztahu a navazující kupní smlouvě zakryjte údaje, které nepotřebujeme pro ověření vztahu či odměny.

6 Komu údaje předáváme

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v rozsahu potřebném pro příslušný účel těmto kategoriím příjemců:

Objednateli: relevantní údaje o nabídkách, jejich srovnání a kontakt na vybraného dodavatele. Soukromé kontakty, podpisy a další nepotřebné osobní údaje z nabídek se nepředávají.

Osloveným dodavatelům: podklady podle článku 5. Vítěznému dodavateli po vyhodnocení také identifikační a kontaktní údaje objednatele a jeho oprávněného zástupce nezbytné pro přípravu a uzavření kupní smlouvy. Ostatní dodavatelé identitu zákazníka automaticky nezískávají.

Poskytovatelům financování, pojištění nebo dalších souvisejících služeb: jen pokud o příslušnou službu zákazník požádá a v rozsahu potřebném k jejímu zajištění. Jejich vlastní zpracování se řídí jejich informacemi o ochraně údajů.

Poskytovatelům hostingu, formulářů, e-mailu, IT a elektronického zpracování dokumentů, pokud tyto činnosti zajišťují, a osobám oprávněným pracovat na konkrétní zakázce.

Bankám a jiným poskytovatelům platebních služeb pro provedení a doložení platby; účetním, daňovým a právním poradcům v rozsahu potřebném k jejich činnosti.

Orgánům veřejné moci při splnění zákonné povinnosti nebo při zákonném uplatnění či obhajobě právních nároků.

Dealer, banka nebo poskytovatel financování může jednat jako samostatný správce pro vlastní smluvní a zákonné účely. Poskytovatel, který zpracovává údaje pouze podle našich pokynů, je zpracovatelem a podléhá požadavkům článku 28 GDPR. Role se určuje podle skutečné činnosti. Informace o konkrétních příjemcích vašich údajů můžete požadovat na našem kontaktním e-mailu.

Neveřejné cenové nabídky nepředáváme konkurenčním dodavatelům k dorovnávání cen či koordinaci jejich nabídek. Informace potřebné pro zákazníka nebo realizaci vítězné nabídky sdílíme s ohledem na důvěrnost a ochranu osobních údajů. Výraz "zveřejnění výsledku" ve smluvních dokumentech označuje doručení nebo zpřístupnění výsledku zákazníkovi; sám o sobě neznamená zveřejnění osobních údajů na veřejném webu.

7 Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme podle jejich účelu. Zákonná archivace účetního dokladu neznamená automatické uchování celého vozového parku, všech příloh a veškeré komunikace po stejnou dobu.

Kategorie

Doba nebo pravidlo uchování

Poptávka bez následné smlouvy

Po dobu vyřizování a nejdéle 6 měsíců od uzavření poptávky nebo poslední věcné komunikace. Při doloženém sporu jen nezbytné důkazní podklady po dobu řešení nároku.

Objednávka a probíhající řízení

Po dobu přípravy a poskytování služby a vypořádání navazujících smluvních povinností. Pro ochranu nároků dále jen nezbytné podklady podle následujícího pravidla.

Smlouvy, nabídky, hodnocení, reklamace a důkazy o odměně

Zpravidla 3 roky od splatnosti nebo vypořádání poslední související povinnosti. Podklady potřebné pro 12měsíční pravidlo proti obcházení po tuto dobu a následně po dobu promlčení konkrétního nároku. Při sporu či jiném doloženém důvodu přiměřeně déle.

Detailní podklady o flotile a ekonomické pracovní podklady

Po dobu potřebnou pro zakázku; nepotřebné kopie a podklady nejdéle 6 měsíců po jejím dokončení. Části nezbytné jako důkaz se řídí pravidlem pro právní nároky.

Účetní doklady a účetní záznamy

Zpravidla 5 let od konce příslušného účetního období podle § 31 zákona o účetnictví; účetní závěrka a výroční zpráva, je-li sestavována, 10 let. Použitelné výjimky podle § 32 mohou úschovu prodloužit.

Daňové doklady v režimu DPH

Je-li příslušná povinnost použitelná, 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo, podle § 35 zákona o DPH.

Dobrovolný e-mailový marketing

Do odvolání souhlasu, nejdéle 2 roky od jeho udělení nebo obnovení. Omezený záznam k doložení souhlasu a odhlášení zpravidla 3 roky po ukončení rozesílání; minimální záznam o zákazu oslovení po dobu používání příslušné marketingové databáze.

Technické a bezpečnostní záznamy

Po dobu stanovenou pro konkrétní systém podle jeho bezpečnostního účelu; záznamy o zjištěném incidentu jen po dobu jeho vyšetření a souvisejících právních povinností či nároků. Doba cookies závisí na konkrétní technologii a musí být uvedena v příslušných informacích o cookies.

Delší uchování pro konkrétní spor nebo povinnost musí mít doložený důvod a omezený rozsah. Po skončení účelu a příslušné doby údaje vymažeme nebo skutečně anonymizujeme. V zálohách se výmaz promítá podle jejich obměny; údaje určené k výmazu nesmějí být při obnově vráceny do běžného používání. U údajů s více účely odstraňujeme části, které již nejsou potřebné.

8 Cookies a provoz webu

Nezbytné technické ukládání a čtení údajů v zařízení návštěvníka lze používat bez souhlasu pouze v rozsahu zákonné výjimky pro přenos komunikace nebo poskytnutí služby výslovně požadované uživatelem. Pro nepovinné analytické či marketingové cookies a obdobné technologie je potřebný předchozí souhlas podle zákona č. 127/2005 Sb. Souhlas se nepředpokládá z pouhé návštěvy, zavření lišty ani objednání služby.

Pokud jsou nepovinné technologie využívány, jejich konkrétní účely, poskytovatelé, doby uchování a způsob odvolání souhlasu musí být zpřístupněny v informacích o cookies a jejich nastavení. Odmítnutí nepovinných cookies nemá bránit používání základních funkcí webu. Právní základ případného následného zpracování osobních údajů se posuzuje samostatně podle GDPR.

9 Případné předávání mimo Evropský hospodářský prostor

Předání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor, včetně vzdáleného přístupu poskytovatele ze třetí země, může nastat při využití některých technologických služeb. Takové předání musí splňovat podmínky kapitoly V GDPR. Použitelným mechanismem může být platné rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně podle článku 45 nebo vhodné záruky podle článku 46, zejména standardní smluvní doložky doplněné podle rizik konkrétního předání.

Pokud je u konkrétního zpracování předávání mimo Evropský hospodářský prostor zamýšleno, musíte před jeho zahájením obdržet informaci o příjemci či kategorii příjemců, zemi a použitelném mechanismu a o tom, jak získat informace nebo kopii záruk. O jejich vysvětlení můžete požádat na info@fleet2drive.cz. Výjimky podle článku 49 GDPR nelze používat jako běžnou náhradu záruk pro opakované technologické služby.

10 Vaše práva

Za podmínek GDPR máte právo na přístup ke svým osobním údajům a informacím o jejich zpracování, opravu nepřesných údajů, výmaz a omezení zpracování. Právo na výmaz se neuplatní v rozsahu, v němž jsou údaje potřebné například pro splnění právní povinnosti nebo určení, výkon či obhajobu právních nároků.

Pokud je zpracování automatizované a založené na souhlasu nebo smlouvě, máte za podmínek článku 20 právo na přenositelnost údajů, které jste poskytli. Právo na přenositelnost nezahrnuje automaticky naše hodnoticí závěry ani veškeré údaje z veřejných zdrojů.

Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete kdykoli vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. Potom zpracování zastavíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody převažující nad vašimi zájmy, právy a svobodami nebo důvody pro právní nároky. Proti přímému marketingu můžete vznést námitku kdykoli a bez uvedení důvodu; pro tento účel údaje dále nezpracováváme.

Souhlas můžete kdykoli odvolat stejně snadno, jako jste jej udělili. Odvolání nemá vliv na zákonnost předchozího zpracování a nenahrazuje posouzení jiných samostatných právních základů. Nezbytné smluvní a zákonné zpracování není založeno na marketingovém souhlasu.

Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, web https://uoou.gov.cz, a využít soudní ochranu. Můžete nás kontaktovat předem, ale není to podmínkou stížnosti.

Při poskytování popsané služby nepoužíváme výhradně automatizované individuální rozhodování o fyzické osobě, které by pro ni mělo právní nebo obdobně významné účinky podle článku 22 GDPR. Porovnání nabídek podle obchodních kritérií není samo o sobě takovým rozhodováním. Zavedení takového zpracování by vyžadovalo samostatné posouzení a informace o jeho fungování a právech dotčených osob.

11 Jak svá práva uplatníte

Žádost zašlete na info@fleet2drive.cz nebo na adresu sídla. Uveďte údaje umožňující vyhledat relevantní zpracování. Při odůvodněných pochybnostech o totožnosti můžeme požadovat přiměřené doplnění; kopii dokladu totožnosti nevyžadujeme automaticky.

O přijatých opatřeních vás informujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Při složitosti nebo větším počtu žádostí lze lhůtu prodloužit až o další dva měsíce; o prodloužení a důvodech vás informujeme v prvním měsíci. Pokud žádosti nevyhovíme, sdělíme v této lhůtě důvody a možnosti obrany. Žádosti vyřizujeme zásadně bezplatně; postup u zjevně nedůvodných či nepřiměřených žádostí se řídí článkem 12 odst. 5 GDPR.

12 Poskytnutí údajů a změny zásad

Údaje označené jako nezbytné potřebujeme pro vyřízení konkrétní žádosti, sjednání a plnění služby nebo splnění zákonné povinnosti. Bez nich nemusí být možné příslušnou část služby zajistit. Ostatní údaje poskytujete dobrovolně. Objednávka ani zaplacení poplatku neznamenají obecný souhlas se všemi způsoby zpracování. Potvrzení, že jste se seznámili se zásadami, je potvrzením obdržení informací.

Zásady aktualizujeme při změně zpracování nebo právních požadavků. Významné změny týkající se probíhajících vztahů oznámíme vhodným způsobem. Nový účel zpracování nesmí být zaveden pouhou změnou tohoto textu bez splnění příslušných zákonných podmínek.